Elegir proveedor es la decisión que más pesa en el resultado de un proyecto de software, más que la tecnología o el presupuesto. Un buen equipo con un alcance claro suele llegar a buen puerto; un mal proveedor puede costarte meses y un sistema que nadie usa. Estas 12 preguntas te ayudan a evaluar a cualquier empresa de desarrollo y a detectar señales de alerta antes de firmar.
¿Qué debes evaluar antes de contratar?
La respuesta corta: experiencia, alcance, forma de trabajo, propiedad y soporte. El precio importa, pero solo se puede comparar cuando sabes qué incluye cada propuesta. Haz estas preguntas a todos los candidatos, anota las respuestas y pide por escrito las que sean importantes para ti.
Preguntas sobre experiencia
1. ¿Han resuelto problemas parecidos al mío?
No hace falta que hayan trabajado en tu mismo giro, pero sí en procesos similares: inventarios, órdenes de servicio, integraciones con un ERP o portales para clientes. Pide que te muestren el sistema funcionando o capturas de pantalla, y que expliquen qué parte hicieron ellos.
2. ¿Quién va a trabajar en mi proyecto?
Pregunta quién será tu contacto, quién diseña y quién programa, y si alguna parte se subcontrata. Lo importante es que haya una persona responsable que conozca tu proyecto y que puedas localizar.
3. ¿Puedo hablar con algún cliente?
Una referencia directa vale más que cualquier presentación. Pregunta al cliente si se cumplieron los plazos, cómo se manejaron los cambios y cómo es el soporte después de la entrega.
Preguntas sobre alcance y forma de trabajo
4. ¿Cómo van a entender mi proceso antes de cotizar?
Un proveedor serio hace preguntas sobre tu operación, tus usuarios y tus sistemas antes de dar un precio. Si te cotizan un "sistema completo" en una sola llamada y sin conocer tu proceso, el número es una suposición.
5. ¿Qué incluye y qué no incluye la propuesta?
Pide una propuesta escrita con alcance, entregables, calendario, presupuesto y, sobre todo, exclusiones. Capacitación, migración de datos, hospedaje y soporte son los conceptos que con más frecuencia quedan fuera sin que te des cuenta.
6. ¿Cómo se manejan los cambios?
En todo proyecto surgen ajustes. Pregunta cómo se solicitan, cómo se cotizan y cómo afectan el calendario. Un proceso de cambios claro evita discusiones a mitad del proyecto.
7. ¿Cada cuánto veré avances?
Lo recomendable es revisar avances funcionales de forma periódica, en un ambiente de pruebas donde tu equipo pueda usar el sistema antes de la entrega final. Si quieres saber qué esperar de cada fase, consulta las etapas de un proyecto de software a medida.
Preguntas sobre propiedad y accesos
8. ¿De quién será el código fuente y la información?
No supongas que por pagar el desarrollo el código es tuyo: depende de lo que diga el contrato. Pregunta si te ceden los derechos, si te otorgan una licencia y qué pasa con los componentes que el proveedor reutiliza. Aquí explicamos qué debe incluir tu contrato de desarrollo.
9. ¿Dónde se hospeda el sistema y a nombre de quién?
Lo ideal es que el dominio, las cuentas de la nube y los servicios de terceros estén a nombre de tu empresa, o que el contrato establezca cómo se transfieren. Pregunta también por los respaldos y por quién tiene acceso a la base de datos.
Preguntas sobre entrega, garantía y soporte
10. ¿Qué garantía ofrecen después de la entrega?
Pregunta durante cuánto tiempo corrigen sin costo los defectos de lo entregado y qué se considera defecto. No es lo mismo un error en lo acordado que una función nueva.
11. ¿Cómo funciona el soporte y cuánto cuesta?
Pide por escrito los canales de atención, los tiempos de respuesta y la forma de cobro: póliza mensual, bolsa de horas o cobro por solicitud. El soporte es un costo recurrente que conviene conocer desde el inicio.
12. ¿Qué documentación y capacitación recibiré?
Debes recibir capacitación para los usuarios y documentación suficiente para que otro equipo pueda dar mantenimiento al sistema si algún día cambias de proveedor: accesos, instrucciones de despliegue y descripción general de la arquitectura.
Señales de alerta
- Te dan un precio cerrado sin haber preguntado por tu proceso.
- Prometen plazos muy cortos sin conocer el alcance.
- El alcance está escrito en términos vagos o no está escrito.
- Piden el pago total por adelantado.
- Evitan hablar de propiedad del código, accesos o cómo terminar la relación.
- No pueden mostrar trabajos previos ni explicar su papel en ellos.
- Solo hablan de tecnología y casi nada de tu negocio.
Cómo comparar varias propuestas
Para que la comparación sea justa, todos los proveedores deben cotizar lo mismo. Este cuadro resume qué respuesta da confianza en los temas más importantes:
| Tema | Respuesta que da confianza | Señal de alerta |
|---|---|---|
| Alcance | Propuesta escrita con entregables y exclusiones | "Lo vamos viendo sobre la marcha" |
| Avances | Revisiones periódicas en un ambiente de pruebas | Solo verás el sistema al final |
| Código y datos | Propiedad o licencia definida en el contrato | "Eso no se acostumbra" |
| Cambios | Procedimiento para solicitarlos y cotizarlos | Cambios sin registro ni impacto en el calendario |
| Soporte | Condiciones, tiempos y costos por escrito | "Cualquier cosa nos escribes" |
Y estos son los pasos para llegar a una decisión:
- Escribe una descripción del proceso y envíala a todos los candidatos. Esta guía te ayuda a definir los requerimientos de tu sistema.
- Pide propuestas por escrito con alcance, entregables, calendario, presupuesto y exclusiones.
- Haz las 12 preguntas a cada proveedor y anota sus respuestas.
- Compara lo que incluye cada propuesta, no solo el precio total. Para entender las diferencias, revisa cuánto cuesta el software a medida en México.
- Empieza con una primera etapa acotada para validar al proveedor antes de comprometer todo el proyecto.
En UniqueCore, cada proyecto parte de una propuesta por escrito con alcance, entregables, calendario y presupuesto, y la propiedad del código se define en el contrato antes de iniciar. Si quieres hacernos estas mismas preguntas, solicita un diagnóstico.
