Requisiciones que se pierden en el correo, vacaciones aprobadas por WhatsApp que nadie registró, comprobantes de gastos en una carpeta compartida y compras autorizadas "de palabra". Son procesos pequeños, pero se repiten todos los días y, cuando fallan, nadie sabe en qué punto se quedaron. Esta guía explica qué solicitudes conviene digitalizar, cómo diseñar las reglas de aprobación y qué funciones debe tener el sistema.
¿Qué solicitudes internas conviene digitalizar?
Las que se repiten con frecuencia, requieren al menos una aprobación y tienen impacto en dinero o en la operación. Estas son las más comunes en empresas medianas:
| Solicitud | Datos clave | Quién suele aprobar | Con qué se conecta después |
|---|---|---|---|
| Requisición de material | Artículos, cantidades, área solicitante y urgencia | Jefe de área y compras | Orden de compra e inventario |
| Vacaciones y permisos | Fechas, tipo de permiso y días disponibles | Jefe directo y recursos humanos | Nómina y calendario del equipo |
| Gastos y viáticos | Concepto, monto, comprobantes y centro de costos | Jefe directo y finanzas | Contabilidad y reembolso |
| Compras | Proveedor, cotizaciones, monto y partida presupuestal | Según el monto: jefe, finanzas o dirección | ERP y cuentas por pagar |
Si tienes varias candidatas, elige la primera con criterios objetivos; esta guía sobre qué procesos automatizar primero incluye una matriz para hacerlo.
Antes del sistema: define las reglas
La parte más importante no es técnica: es acordar cómo debe funcionar el proceso. Antes de pedir una cotización, resuelve estos puntos:
- Haz un inventario de los tipos de solicitud y elige el que más se repite para empezar.
- Lista los datos obligatorios de cada tipo. Lo que no es obligatorio suele quedarse vacío.
- Dibuja el recorrido actual: quién inicia, quién revisa, quién aprueba y qué pasa al final.
- Define los estatus, por ejemplo: borrador, enviada, en revisión, aprobada, rechazada, cancelada y cerrada.
- Acuerda los niveles de aprobación y el tiempo máximo de respuesta de cada uno.
- Decide qué pasa al rechazar: si la solicitud se corrige y se reenvía, o si se cancela.
¿Cómo definir niveles de aprobación por monto?
Asigna responsables por rangos de monto y, cuando aplique, por área o centro de costos. Una estructura típica para compras se ve así:
| Monto de la compra (ejemplo ilustrativo) | Aprobaciones requeridas |
|---|---|
| Hasta $5,000 MXN | Jefe de área |
| De $5,001 a $50,000 MXN | Jefe de área y finanzas |
| Más de $50,000 MXN | Jefe de área, finanzas y dirección |
El monto no es la única regla posible. También puedes exigir una aprobación adicional cuando el gasto está fuera de presupuesto, cuando el proveedor es nuevo o cuando se trata de cierto tipo de compra. Define además si las aprobaciones son secuenciales (una después de otra) o en paralelo (varias personas al mismo tiempo), y qué hacer si alguien divide una compra grande en varias pequeñas para evitar un nivel: el sistema puede alertar cuando un mismo solicitante pide al mismo proveedor varias veces en pocos días.
Funciones que debe tener el sistema
Notificaciones y recordatorios
El aprobador debe enterarse en cuanto le toca actuar, y el solicitante, de cada cambio de estatus. Los canales habituales son el correo, las notificaciones dentro del sistema y WhatsApp; si te interesa este último, revisa cómo conectar WhatsApp con tu sistema. Configura recordatorios cuando se excede el tiempo acordado y, si la solicitud sigue detenida, el escalamiento al siguiente nivel.
Trazabilidad
Cada solicitud debe guardar un historial con quién la creó, quién la aprobó o rechazó, la fecha y hora de cada acción, los comentarios y cualquier cambio en los datos. Los adjuntos, como cotizaciones y comprobantes, deben quedar ligados a la solicitud. Este historial resuelve discusiones internas y facilita las auditorías; la checklist de seguridad para un sistema administrativo explica por qué la bitácora es un control básico.
Delegación
Cuando un aprobador sale de vacaciones, debe poder delegar sus autorizaciones a otra persona durante un periodo definido. El historial debe mostrar que la aprobación se hizo "en nombre de" la persona ausente. Sin delegación, los flujos se detienen y la gente vuelve a aprobar por fuera del sistema.
Aprobación desde el celular
Muchos aprobadores pasan poco tiempo frente a una computadora. Poder revisar la solicitud, sus adjuntos y aprobar desde el teléfono reduce los tiempos de respuesta más que cualquier recordatorio.
Reportes
Como mínimo: solicitudes pendientes por aprobador, tiempo promedio de aprobación, solicitudes rechazadas y sus motivos, y gasto por área o centro de costos.
Errores comunes al digitalizar autorizaciones
- Copiar el formato de papel tal cual, incluidos campos que nadie usa.
- Exigir demasiados niveles de aprobación para montos pequeños.
- No prever ausencias de los aprobadores.
- Aceptar aprobaciones por fuera del sistema "solo por esta vez".
- Lanzar todos los tipos de solicitud al mismo tiempo.
- No conectar el resultado con el siguiente paso, por ejemplo, volver a capturar en el ERP una compra ya aprobada.
¿Cómo implementarlo sin frenar la operación?
Empieza con un tipo de solicitud y un área piloto durante algunas semanas. Capacita primero a los aprobadores, porque de ellos depende que el flujo avance. Ajusta los campos y las reglas con lo que aprendas y después extiende el sistema al resto de las áreas y a otros tipos de solicitud.
Fija una fecha a partir de la cual solo cuentan las aprobaciones registradas en el sistema. Mientras convivan los dos caminos, el historial estará incompleto. Mide también el antes y el después, por ejemplo, el tiempo promedio desde la solicitud hasta la aprobación; con esos datos puedes calcular el retorno de la automatización.
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